Mapowanie procesów biznesowych

VSM

Podczas optymalizacji działań przedsiębiorstwa należy sięgać po różnorodne narzędzia, które pozwolą na właściwe określenie obszarów koniecznych do zmiany w cyklach produkcyjnych, a także wdrożenie potrzebnych działań. Jedną z takich metod jest mapowanie procesów biznesowych.

 

Czym jest Value Stream Mapping i jaka jest jego geneza?

Historia mapowania procesów biznesowych lub inaczej strumienia wartości, czyli z angielskiego Value Stream Mapping, sięga początków lat 80. Została opracowana w państwie, które znane jest z dbałości o wydajność produkcji, czyli Japonii. Stworzyli ją pracownicy motoryzacyjnego giganta, firmy Toyota, którzy w ten sposób chcieli maksymalnie ograniczyć straty w procesie produkcyjnym, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność działań swojego przedsiębiorstwa.

Value Stream Mapping to narzędzie, które ma na celu:

·       ukazanie powiązań między przepływami materiału i informacji w procesie

·       zidentyfikowanie w nim problemów i marnotrawstwa

·       stworzenie krótko i długoterminowego planu optymalizacyjnego

·       zbudowanie podstaw do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie

Mapowanie strumienia wartości zakłada przedstawienie schematu procesu w sposób graficzny, dzięki czemu łatwiej określić elementy cyklu, które są zbędne i nie przedstawiają wartości dodanej.

 

Poszczególne fazy

Zasadniczo Value Stream Mapping złożony jest z 3 etapów, pozwalających na skuteczne wyeliminowanie istniejących strat. Są to:

·       Value Stream Analysis – pierwsza faza, która obejmuje przedstawienie w formie graficznej badanych procesów z uwzględnieniem wykorzystywanych technologii, podziału obowiązków w zespole oraz szeregu danych wolumetrycznych np. czasu trwania poszczególnych zadań, liczby błędów itp.

·       Value Stream Design  czyli dogłębna analiza procesów i zidentyfikowanie obszarów do poprawy. Efektem końcowym tego etapu jest wykonanie nowej mapy, która będzie obrazować przyszły, optymalny stan analizowanych procesów,

·       Value Stream Work Plan – przygotowanie mapy drogowej inicjatyw i projektów optymalizacyjnych wraz z analizą korzyści finansowych. Do wdrożenia usprawnień należy zastosować pełną metodologię projektową.

 

Cel wdrożenia mapowania procesów biznesowych 

Metoda VSM jest uniwersalna i ma wiele zastosowań. Ważne, by była używana w konkretnym celu, a materiał procesowy zgromadzony dzięki jej zastosowaniu służył realnej poprawie funkcjonowania organizacji. Mapowanie procesów nie może być celem samym w sobie.

Kilka przykładów zastosowania mapowania strumienia wartości:

1.          optymalizacja i standaryzacja procesów

2.          migracja i centralizacja funkcji wsparcia

3.          wdrożenie systemów / aplikacji IT

4.          automatyzacja / robotyzacja zadań

5.          przygotowanie do outsourcingu procesów