Optymalizacja procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych

Od czego zacząć działania optymalizacyjne? 

Początkiem efektywnie przeprowadzonej optymalizacji procesów biznesowych powinno być gruntowne zbadanie stanu obecnego. Warto poznać cały kontekst badanego obszaru, ustrukturyzować działania naprawcze i uniknąć działania punktowego. Idealnym narzędziem do tego zadania jest Mapowanie Strumienia Wartości, które pozwala przedstawić w formie graficznej wszelkiego rodzaju nieefektywności procesowe i to zarówno te wynikające z przepływu zadań, struktury organizacyjnej, jak i te związane ze wsparciem (bądź jego brakiem) w zakresie systemów i aplikacji IT. Informacje uzyskane w ten sposób uzupełniamy o dane statystyczne (liczba transakcji, czas trwania, procent błędów etc.) i alokację zasobów do każdego procesu oraz zadania. Właśnie tak tworzymy pełny obraz aktualnego procesu wraz z jego silnymi i słabymi stronami.

Mapa drogowa rozwiązań

W następnym kroku grupujemy zidentyfikowane nieefektywności procesowe na te kluczowe dla naszego biznesu i codziennej działalności oraz te mniej uciążliwe. Proponowane rozwiązania natomiast dzielimy ze względu na czas i koszty wdrożenia, czyli tzw. Quick Wins i średnio- oraz długoterminowe. W ten sposób budujemy mapę drogową działań prowadzących do optymalizacji przedsiębiorstwa.

 

Co dalej? Zarządzanie projektem i komunikacją

Teraz wystarczy tylko tę mapę drogową zrealizować. Aby zrobić to efektywnie, konieczna będzie dyscyplina projektowa. I to nie tylko przy wprowadzaniu dużych zmian wpływających na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (np. wdrożenie nowego systemu ERP czy struktury organizacyjnej zorientowanej procesowo). Cały zestaw zasad i narzędzi projektowych jest niezbędny również przy wdrażaniu mniejszych inicjatyw (np. zmiana częstotliwości i sposobu prezentacji otwartych pozycji na koncie zobowiązań) i średniej wielkości projektów (np. ustandaryzowanie komunikacji z dostawcami, zmiana zakresu obowiązków między zespołami w ramach działu księgowego). W każdym przypadku powołujemy (mniejsze lub większe) zespoły projektowe, przypisujemy role, ustanawiamy kanały i częstotliwość komunikacji, tworzymy plan działań zapięty w ramy czasowe i budżetowe i monitorujemy jego wykonanie. Nie możemy też zapomnieć o odpowiednim (w czasie i treści) informowaniu o planowanych zmianach, zarówno do wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.