Optymalizacja procesów biznesowych

Od czego zacząć działania optymalizacyjne? 

Początkiem efektywnie przeprowadzonej optymalizacji procesów biznesowych powinno być gruntowne zbadanie stanu obecnego. Warto poznać cały kontekst badanego obszaru, ustrukturyzować działania naprawcze i uniknąć działania punktowego. Idealnym narzędziem do tego zadania jest Mapowanie Strumienia Wartości, które pozwala przedstawić w formie graficznej wszelkiego rodzaju nieefektywności procesowe i to zarówno te wynikające z przepływu zadań, struktury organizacyjnej, jak i te związane ze wsparciem (bądź jego brakiem) w zakresie systemów i aplikacji IT. Informacje uzyskane w ten sposób uzupełniamy o dane statystyczne (liczba transakcji, czas trwania, procent błędów etc.) i alokację zasobów do każdego procesu oraz zadania. Właśnie tak tworzymy pełny obraz aktualnego procesu wraz z jego silnymi i słabymi stronami.

Mapa drogowa rozwiązań

W następnym kroku grupujemy zidentyfikowane nieefektywności procesowe na te kluczowe dla naszego biznesu i codziennej działalności oraz te mniej uciążliwe. Proponowane rozwiązania natomiast dzielimy ze względu na czas i koszty wdrożenia, czyli tzw. Quick Wins i średnio- oraz długoterminowe. W ten sposób budujemy mapę drogową działań prowadzących do optymalizacji przedsiębiorstwa.

 

Co dalej? Zarządzanie projektem i komunikacją

Teraz wystarczy tylko tę mapę drogową zrealizować. Aby zrobić to efektywnie, konieczna będzie dyscyplina projektowa. I to nie tylko przy wprowadzaniu dużych zmian wpływających na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa (np. wdrożenie nowego systemu ERP czy struktury organizacyjnej zorientowanej procesowo). Cały zestaw zasad i narzędzi projektowych jest niezbędny również przy wdrażaniu mniejszych inicjatyw (np. zmiana częstotliwości i sposobu prezentacji otwartych pozycji na koncie zobowiązań) i średniej wielkości projektów (np. ustandaryzowanie komunikacji z dostawcami, zmiana zakresu obowiązków między zespołami w ramach działu księgowego). W każdym przypadku powołujemy (mniejsze lub większe) zespoły projektowe, przypisujemy role, ustanawiamy kanały i częstotliwość komunikacji, tworzymy plan działań zapięty w ramy czasowe i budżetowe i monitorujemy jego wykonanie. Nie możemy też zapomnieć o odpowiednim (w czasie i treści) informowaniu o planowanych zmianach, zarówno do wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.